Laskutuksen automaatio ja datan laatu. Milloin kannattaa automatisoida?
Monissa yrityksissä markkinointi-, myynti- ja palvelutoimitusprosessit on pitkälle automatisoitu niihin tarkoitetuilla ohjelmistoilla, mutta laskutus hoidetaan edelleen puolittain manuaalisesti yhdistellen tarvittavia tietoja eri järjestelmistä.
Laskutus on usein asiakasprosessin viimeinen vaihe ja irrallaan palveluiden tuottamisesta. Palveluiden laskuttaminen perustuu kuitenkin vahvasti tietoihin, joka tuotetaan prosessin muissa vaiheissa. Esimerkiksi sopimus-, asiakas-, hinnoittelu-, palvelutilanne- ja transaktiotiedot vaikuttavat laskutukseen.
Laskutuksesta puuttuu kuitenkin kytkentä sekä sopimuksiin että palvelutietoihin, mistä johtuen käsin tehtävää työtä on paljon: tietojen keräämistä, kohdistamista ja tarkistamista. Manuaalisen työn seurauksena laskutukseen tulee virheitä ja liikevaihto vuotaa. Nämä saadaan kuriin laskutuksen automaatiolla.
Asiakassopimus ohjaa laskutusta
Laskutuksen automaatiota ohjaa asiakassopimus: mitä tuotteita ja palveluita on sovittu toimitettavaksi ja millä hinnalla. Usein asiakassopimusten sisältö ei ole digitaalisessa muodossa eikä sisältöä voi siksi käyttää automatisoinnissa. Sopimus on oleellinen asia automatisoinnin onnistumisessa. Muussa tapauksessa käsin tehtävää työtä ja laskutuksen virheitä ei saa poistettua.
Käyttödata kohdistuu asiakassopimukselle
Kun sopimukset on saatu digitaaliseen muotoon, palveluiden käyttötietojen kohdistamisen sopimuksille voi automatisoida. Käyttödata kerätään palvelutuotannon järjestelmistä ja peilataan olemassa oleviin sopimuksiin. Tässä vaiheessa huomataan usein, että data on ainakin osin puutteellista tai virheellistä.
Datan korjaaminen saattaa tuntua työläältä, monimutkaiselta ja aikaa vievältä. Hyödyt ovat kuitenkin merkittävät. Laskutuksen korjaamisen pitää tapahtua siinä osassa kokonaisprosessia, jossa virheet syntyvät. Ei jälkikäteen, kun tietoja yhdistellään Excel-tiedostoissa tai muuten. Kun virheet saadaan korjattua, voi laskutusprosessin automatisoida ja samalla nimetä datan omistajuus ja vastuuhenkilöt organisaatiossa.
Laskutusautomaatio tuo tiedon läpinäkyväksi ja lisää kyvykkyyksiä palveluiden tarjoamisessa.
Laskutuksen automatisointi lisää läpinäkyvyyttä ja ymmärrystä koko palveluiden myynti-, toimitus-, laskutus-, raportointi- ja kirjanpitoprosessista.
Lopputulemana laskutuksen automatisoinnissa myös organisaatioiden kypsyys palvelujen tarjoamisessa ja ketteryys uusien palveluiden myynnissä nousee aivan uudelle tasolle. Laskutuksen automatisointi tarkoittaa myös asiakastyytyväisyyden paranemista, koska laskutus on oikein ja toimii sovitulla tavalla.
Milloin on aika investoida laskutusautomaatioon?
Mikä tahansa seuraavista kohdista, voi olla merkki siitä, että nyt on aika aloittaa:
- Asiakkaat pyytävät korjauksia laskutukseen.
- Et osaa sanoa kuinka paljon liikevaihto vuotaa manuaalisen hinnoittelun ja laskutuksen takia.
- Manuaaliset prosessit ovat liian hitaita tukemaan liiketoiminnan kasvua.
- Tilintarkastajat vaativat laskutuksen ja tulojen kirjaamisen avoimuutta ja läpinäkyvyyttä.
- Päätät kehittää palveluliiketoimintaasi uudelle tasolle.
- Nopeat liiketoimintaympäristön muutokset vaativat ketteryyttä palvelujen tarjoamisessa ja hinnoittelussa.
- Muuttuva tai käyttöperusteinen palvelun hinnoittelu vaatii automaattisen laskutuksen.
- Haluat kasvaa palveluekosysteemin avulla.
Laskutuksen automatisointi kannattaa aloittaa ajoissa. Oikein tehty laskutusautomaatio auttaa parantamaan asiakkaillesi tarjottavaa palvelua.
Tämä tarkoittaa lisää hymyjä kaikkien kasvoille ja potentiaalisia lisätuloja. Se on monelle motivaatio laskutuksen automatisoinnin starttiin.
Lue lisää toistuvan laskutuksen automatisoinnista:
https://www.goodsignsolutions.com/fi/ominaisuudet
GOOD SIGN OY
Good Sign on suomalainen, vuonna 2007 perustettu 30-hengen ohjelmistoyritys. Yrityksen asiakkaita ovat muun muassa Fortum, Fujitsu ja Technopolis, joille Good Sign on tuonut merkittäviä asiakastyytyväisyys- ja tulosvaikutuksia parantamalla laskutuksen oikeellisuutta ja läpinäkyvyyttä sekä automatisoimalla palveluiden toimitusta.
Kerromme mielellämme lisää. Ota yhteyttä!
